企業如何做好物資管理工作？
所謂物資管理，是指企業在生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。物資管理的目的是，通過對物資進行有效管理， 以降低企業生產成本，加速資金周轉，進而促進企業盈利，提升企業的市場競爭能力。企業的物資管理，包括物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環節，這些環節環環相扣、相互影響，任何一個環節出現問題，都將對企業的物資供應鏈造成不良影響。因此，在市場異常活躍的今天，物資管理已不能用“計劃”、“配額”、“定量”等幾個簡單概念進行詮釋，它已經成為現代企業管理的重要組成部分，成為企業成本控制的利器，成為企業生產經營正常運作的重要保證，成為企業發展與壯大的重要基礎。眾所周知，由于受傳統計劃經濟的影響，在很長一段時期里，我國企業的物資管理模式被深深地烙上了“計劃”的印記，按產量指標粗略制定物資計劃、僅向少量指定供貨商采購物資、無限量加大物資庫存等現象屢見不鮮。因此，創新企業物資管理模式并使其順應現代企業的發展潮流，已經顯得愈發重要了。我國企業經過近三十年的改革與探索，在企業物資的計劃、采購、使用、儲備等管理環節上取得了諸多進展和成果。
物資管理的工作環節
1、物資計劃管理環節
物資計劃的編制是企業物資管理的首要環節。物資計劃是企業進行訂貨采購工作和組織企業內部物資供應工作的依據。目前，綜合物資、生產、財務等各部門的信息進行物資計劃編制，由物資部門監督計劃落實的物資計劃管理模式已經被越來越多的企業所采用。
在計劃經濟時期，物資計劃的編制主要是以國家下達的產量為依據，物資的采購、使用和儲備都是以滿足產量為標準。今天，瞬息萬變的市場對企業物資計劃的編制提出了更高的要求，綜合企業內部各部門的信息進行物資計劃編制，可以使計劃更精準、更科學、更具可操作性。在計劃制訂之初，物資部門組織人員對物資市場進行調研，深入了解物資行情，掌握第一手的價格資訊；生產部門則根據生產能力、預期產量、用戶需求、發展儲備等因素，估算所需物資的數量、種類，提報物資需求清單；財務部門則負責提供流動資金的詳細信息， 以資金凈流量約束物資計劃的規模。企業在通過計算機系統綜合處理各部門所提供信息的基礎上，統籌安排企業的物資采購、使用、儲藏等行為，編制科學、合理的物資計劃。而且，計劃制訂之后，由物資部門擔負計劃落實及監督的任務，通過定期的物資供應例會等形式，對物資計劃的執行進行監督，發現問題及時解決。物資計劃管理不但是其他物資管理環節的重要前提，也是有效避免物資浪費的重要保證。例如，施工企業在物資計劃管理方面狠下功夫后，在工程招標階段，物資部門就組織材料人員對當地的市場行情和資源狀況進行調研，評估項目所需的材料數量和種類；?中標后工程計劃部門立即對單項工程、分布施工量進行預算分割，財務部門則根據預算分割控制各項費用的支出；經過多部門的協調合作，結果使企業所制訂的物資計劃既切實可行又達到了控制成本的目的。
2、物資采購管理環節
物資采購是企業資金支出的關口，能不能把好這個關口是企業成本控制的關鍵。為此，實行比價、限價和定價采購制度為核心的物資采購管理便成為當前企業物資采購的主流模式。
比價采購，指的是在采購物資過程中實行的一種以綜合比對為主要手段的物資采購管理制度，其中，物資的供應質量和價格、采購的中間費用、售后服務、供貨商的信譽及貨款的承付方式等是采購對比的要素。簡單而言，就是“同種物資比質量，同等質量比價格，同樣價格比服務，同等服務比信譽，先比后買”，其實質就是通過對各要素進行綜合比對，實現“物美價廉”的目標。企業實行比價采購，不但可以使物資市場的競爭更加活躍，使物資的性價比不斷提升，還在無形之中拓展了企業的物資來源渠道。限價采購和定價采購是比價采購的一種延伸，在特定的情況下能夠發揮更加積極的作用。當企業采購的物資品種繁雜、零星采購次數頻繁、物資采購難以形成大規模的情況下，可以由企業物資部門在深入調查物資市場行情的基礎上，擬定和公布企業所能接受的物資價格上限或具體數額，實行限價采購或定價采購。科學合理的物資采購計劃加上嚴格的物資采購過程控制，可以使企業有效節省開支，為贏取更豐厚的利潤打下堅實基礎。隨著比價采購、限價采購、定價采購等采購方式的普及。企業的運用程度將日漸熟練，這樣可以從根本上解決盲目采購、無計劃采購、多頭采購等問題，可以最大限度地改善企業成本支出狀況，這種物資采購管理模式必將在實踐中更加完善。
3、物資使用管理環節
物資使用主要是指物資的配送及消耗。現代企業物資使用管理，重點突出了配送方式的靈活性、多樣性和物資消耗的控制力度。統一進貨、集中存放、定點發放材料的配送方式，在過去被大部分企業所認可，相信很多企業對材料員到庫房排隊領料的場面都不會陌生。這種管理模式由于缺少彈性，在材料搬運、等待領料等環節造成了許多浪費。今天，企業的物資配送更趨向靈活，“即時配送”、“準時配送”、“變領料為送料”等新方式、新觀念逐漸被企業所接受。比如，有些施工企業就很善于使用“多批次、少批量”的配送方式，根據各施工階段的要求統籌安排配送計劃，從而提高了材料的配送效率。事實上，在配送方式的選擇上并沒有固定的規則，企業要遵循的是方便、高效的原則，并結合本企業的特點和實際工作情況，制定最適合于本企業的物資配送計劃。
生產過程中的物資消耗量是控制企業生產成本的決定因素，目前，企業已經將物資消耗控制作為管理的重點。一般來說，在物資計劃中企業都會制訂比較科學、合理的物資消耗定額，然而，在物資計劃實施的過程當中，物資消耗定額淪為“擺設”的現象卻并不少見。為什么會出現這種狀況呢?應當說，企業對物資消耗的監控力度不夠是主要原因之一。現代企業應該對物資的消耗建立起一套行之有效的監控系統，?比如可以利用計算機系統對生產過程中的物資消耗量進行詳細記錄、分析、比對，通過監控將超額情況及時反饋到管理層，盡早查明超額原因，最大限度地降低物資消耗環節出現浪費現象的幾率。
4、物資儲備管理環節
過去，對于許多企業來說，物資儲備是保障生產經營正常進行的必要手段。現在，這種方式正在發生變化，現代物資儲備管理要求企業在滿足現實生產需求和擴大再生產需求的情況下，盡可能地降低庫存，減少資金占用。在計劃經濟年代，“物資儲備越多越好”?的觀念曾經占據物資儲備管理的主流地位，很多企業簡單地將“生產能力”和“倉儲量”畫上等號。在物資相對緊缺的計劃經濟時期，充足的物資儲備為擴大再生產提供了動力和保障。
但是，在市場經濟條件下，很多企業發現，生產物資的積壓使企業承擔了巨額的倉儲費用，而且無限量地購買物資使企業的資金周轉日益艱難，超額的物資儲備讓眾多企業背上了沉重的“包袱”。而現代企業的物資儲備管理模式正是解決這 些問題的良策，因為它是以調整企業庫存結構、盤活超儲(積壓)物資、加快資金周轉、減少儲備資金占用為主線，主要有以下幾點：
第一，對長線物資、產銷平衡物資、緊俏物資實行物資分類管理，對供應充足、可即時購買的長線物資原則上不儲存，對產銷平衡物資通過合理安排進貨時間實現不儲存，而對于進貨相對困難的緊俏物資則要備有一定的儲存量；
第二，對物資儲備量實施實時監控，及時將儲備情況向管理層上報，預防超儲現象的發生；第三，若出現物資超儲、積壓現象，企業內部能夠代用的物資實行代用，無法代用的物資可與供貨商進行協商退貨，或與其他企業交換物資實現“雙贏”。在此，有必要提及“零庫存”概念。零庫存，是指物料(包括原材料、半成品和產成品等)在采購、生產、銷售、配送等一個或幾個經營環節中，不以倉庫存儲的形式存在，而均是處于周轉的狀態。它并不是指以倉庫儲存形式的某種或某些物品的儲存數量真正為零，而是通過實施特定的庫存控制策略，實現庫存量的最小化。日本首先提出了“零庫存”管理的概念，并成功運用至今，?現在這種物資儲備模式已經在世界范圍內推廣開來。近年來，我國企業的零庫存管理取得了重大進展，國內知名企業海爾集團就是零庫存管理的主要受益者之一。“零庫存”是企業物資儲備管理的最優狀態，可以為企業帶來巨大的經濟利益，我國企業應該在這方面加大研究力度，提高它在企業中的普及率。
總之，物資管理作為企業管理的重要組成部分，其管理模式的不斷創新是社會主義市場經濟發展的必然要求，是歷史發展的潮流，是我國企業今后的努力方向。相信在今后的生產實踐中， 中國企業將在物資管理領域積累更多的寶貴經驗，在計劃、采購、使用、儲備等各重要環節的管理模式上有所創新，取得新的突破和進展。
實現物資管理現代化的途徑
物資管理現代化，就是運用現代科學管理的方法和技術，合理有效地組織、指揮、詞節、監督生產資料流通中的各項經濟活動，以最少的勞動消耗，取得最大的經濟效益。
1、發揮系統工程在物資管理中的作用
物資系統工程，就是運用系統工程的基本理論和方法進行物資管理。一般認為，目前物資系統工程的研究可從以下幾個方面入手：
(1)根據物資部門的特點，總結出一套符合客觀實際、行之有效的科學管理原則，根據商品流通規律，建立科學的物資流通機構和體系。
(2)在物資計劃、供應、儲運、保管等各個環節，應用運籌學，建立數學模型，進行定量分析。
(3)積極推廣，普及使用計算機建立信息網絡，溝通生產、分配、供應、流通、消費者的聯系，有效地利用現有資源、資金，以最少的人力、物力、財力消耗獲得最大的經濟效益。
(4)應用現代科學技術開展綜合研究。這主要是指物資的節約利用、綜合利用，物資儲備定額、消耗定額的研究、倉儲的機械化自動化，有限資金的科學運用、產品和材料等的研究。此外，還要把社會學、心理學、法學等學科有益的成果移植過來，推進物資管理科學的研究和應用，以適應國民經濟發展的需要。
2、充分發揮信息在物資管理中的作用
信息在物資管理中的作用有以下幾點：
(1)它是物資部門決策的基礎。所謂決策，也就是確定目標、要使制定的目標合理可行，符合實際、就要以大量可靠的全面反映客觀過程的信息為基礎，掌握信息和了解情況是對決策者的起碼要求。否則，不研究信息，不重視數據分析、就會導致決策的失誤。
(2)它是物資系統制訂計劃的依據。物資計劃是物資工作的起點，是物資工作的一項重要內容。物資系統的信息包括兩個方面：一方面是物資系統內部的信息，如記賬憑證、統計資料，庫存情況及各項經濟指標的完成情況、經營管理的經驗和問題等。另一方面是物資系統外部的信息，如國家有關政策、法令，國民經濟計劃，上級的建議或指令，供貨單位的生產情況，用貨單位的消耗定額等。物資管理人員根據這些原始信息進行加工處理、分類比較，才會得出物資計劃的最佳方案。
(3)它是組織和控制物資供應的依據和手段。物資的流動取決于信息流，信息流對物流起控制和指揮作用。另一方面，根據物流活動中出現的問題，也通過信息反饋，修改或做出新的計劃、供應、倉儲方案，以保證物資管理工作的正常進行。
(4)它是保證物資系統各個單位各個環節協詞工作的重要條件。為了使物資系統各層次、各環節的工作有機地聯系起來，就必須借助于一個四通八達的信息網絡來溝通，從而達到現代化物資管理之目的。
3、充分發揮電子計算機在物資管理中的作用
電子計算機在物資管理中應用在以下幾個方面：
(1)數值計算。計算機的特點之一是適用于大批量的數值計算，應用計算機進行數值計算、可以節省大量時問、人力和物力。在物資流通領域，物資管理的數學模型計算工作十分浩繁。利用計算機高速運算的特點、可以解決物資管理的數學模型問題，為實現現代化物資管理開創了有利條件。
(2)數據處理。就是對數據(信息)進行綜合分析、加工整理，按照要求將一種數據形式轉換成另一種數據形式，也就是通常所說的“信息處理”、這是目前計算機在物資系統應用最多的一種形式。因為在物資流通領域存在著大量的數據信息、如物資的進、銷、存量及各種物資的型號，規格、數量，隨著物資實體的移動，還會產生許多新的信息。用人工方法處理這樣浩繁的數據很難做到及時準確而用計算機處理這種大批量的數據，就能做到快速準確，大大地提高工作效率。
(3)自動控制。計算機能根據外部的信息變化發生相應的修正指令，實現過程的自動控制。利用計算機進行倉庫管理，可以實現倉庫管理自動化，簡化手續、減少差錯、加快物資周轉、壓縮庫存資金，可以做到合理進貨、計劃供應，在最小庫存量和最大供應量之間尋求最佳動態平衡，以求得最大經濟效益。如果把各種物資的編號、名稱、規格、單位、單價、存放地址，最高庫存量、最低庫存量等存入計算機，再將入庫、出庫量不斷輸入計算機，便可隨時掌握庫存情況。如果產品可能積壓或需要進貨時，計算機會自動顯示或打印清單，提醒管理人員注意。另外。某些物資如酸、堿等，不宜手工作業，應用計算機控制自動操作就能解決這個問題。
4、實現倉庫管理現代化
運用現代化技術控制管理的“自動化倉庫”，稱為現代化倉庫。自動化倉庫又稱為“高層貨架倉庫”、“立體倉庫”。其特點如下：
(1)“高”：國外高層貨架倉庫一般均在10m以上，有的高達30m，貨架高矮可以調整。立體倉庫的使用大大提高了倉庫單位面積的倉儲能力。國內一些單位也已開始建造，目前投入使用的立體倉庫有的高達18m。
(2) 決”：就是物資運輸快。庫房配備成套的裝卸搬運機械，貨架可以拆卸調整，升降機可通過多條巷道上下左右連續作業，裝取任何一個貨架的貨物。
(3)“動”：現代化倉庫不僅僅是物資儲存的場所，是“靜態”的慨念；而是一個物資配送中心，物資中轉樞紐、是“動態”的概念。
(4)“靈”：庫存信息反饋靈。物資的入庫、在庫、出庫都由計算機自動記憶，它可以及時查對庫存，根據庫存多少，安排進貨計劃、避免積壓。倉庫物資沒有固定貨位，根據計算機記憶'叼5里有空位，哪里距離最近，計算機操縱的舉貨機就向哪里存放或提取。倉庫現代化在一些經濟發達的國家已成為現實。它不僅包括倉庫管理、作業手段現代化，還包括作業技術、倉儲設施的維修使用和安全技術現代化。
5、發揮存儲論在物資存儲中的作用
存儲論又稱為庫存論、是運籌學的一個分支，研究倉庫儲存的理論。任何一個生產經營單位、為了保證正常的生產或供應、都需要儲存一定數量的物資。但存貨過多，會積壓資金增加倉儲費用；存貨過少，可導致供不應求影響生產。存儲論就是研究在什么時間、用什么辦法保證一個合理的、經濟的物資存儲量、即“物資最優存儲量”的理論和方法。它既要保證生產供應等經濟活動的正常進行，又要使流動資金占用額和進貨倉儲費用降到最低。其應用范圍很廣，可以解決經營管理中與物資存儲量有關的各種具體問題。如確定最高和最低存儲量、最佳訂貨點、經濟訂購量、訂購次數等；確定生產管理中的最佳生產批量、成品、半產品原材料的存儲量等。
6、運用ABC分析法對物資的存儲進行管理
ABC分析法也稱為“重點管理法”，它是對事物進行統計綜合、排列分類，找出主要矛盾，抓住重點進行管理的一種科學的管理方法。
在一般情況下，庫存物資種類是很多的，其消耗、價值、資金占用等情況各有不同，因而其重要程度也各不相同。只有根據不同情況，區別對待、重點管理，才能收到較好的經濟效果。ABC分析法，就是研究如何加強庫存物資管理的一種科學的管理方法。該方法就是將全部物資按需用量大小、占用資金多少、采購難易程度分為A、B、C三類。把品種雖少，但占用資金多、采購較難的重要物資歸為A類：把品種雖多，但占用資金少、采購較易的次要物資歸為C類；把處于中間狀態的歸為B類。對A類物資在訂貨批量、進貨時間和庫存儲備方面采用最經濟的辦法，定時定量供應，實行定點管理，嚴格控制庫存；對C類物資可采用較簡便的方法進行管理，適當控制庫存，如固定訂貨量，進一批貨后可用較長時間；對B類物資，可一般控制，如可以定期訂貨，組織合理批量供應。采用這種分類管理物資的方法，可以降低庫存，加速資金周轉，減少物資倉儲費用，提高企業的經濟效益。
7、發揮運籌學在物資管理中的作用
運籌學研究的主要分支有：規劃論(線性規劃、非線性規劃、動態規劃等)、存儲論、決策論、博弈論(對策論)、排隊論、搜索論、網絡理論和可靠性理論等。在物資管理工作中，規劃論可以制定最佳物資綜合平衡計劃，最佳物資分配計劃，選擇物資最優調運方案等；存儲論可以解決物資合理的庫存量，選擇最佳進貨時間，確定物資進貨的經濟批量等；網絡理論可以確定物資最大發貨量，倉庫供應 網點的選址及合理布局等；排隊論可以尋求物資接收、發運最佳方案；博弈論可協助實現經營管理中希望“消耗最小”或“收益最大”這類具體經濟目標；決策論可以協助解決物資管理過程中經常出現的各式各樣的問題，提出合理有效的對策，提高決策分析水平。
8、發揮線性規劃在物資管理中的作用
線性規劃是運籌學中規劃論的一個重要分支。線性規劃研究的是在線性約束條件下，使預定目標達到最優。其主要研究內容包括兩個方面：一是任務確定后如何統籌安排，以最少的資源去完成任務、即線性規劃中求“極小值”的問題；二是對一定數量的資源如何合理調配，使任務完成的最多最好，即線性規劃中求“最大值”的問題。
物資管理的主要目標有兩個：一個是在現有的物資資源、人力、財力、倉儲能力的條件下，如何最大限度地滿足國民經濟的需要，這在線性規劃中是求“最大值”的問題；另一個是在保證物資供應的前提下、如何最大限度地降低費用，養活資金占用，這在線性規劃中是求“最小值”的問題。具體應用在制定物資平衡計劃、物資分配計劃、物資運輸調運計劃、物資合理進銷量、倉庫布置、材料堆放、木材加工綜合利用等方面。
企業加強物資管理的建議
1、加強對物資管理的重視程度，樹立正確的管理理念
現代化物資管理要求運用先進的物資管理技術手段，對企業物資采購、儲運、庫存管理等方面進行合理組織、計劃和控制。加強物資管理，合理協調物資在各個生產環節的配置管理，有利于資源優化配置，進一步加強企業成本控制，不斷提升企業的經濟效益。管理者應該充分認識到物資管理的重要性，努力學習物資管理相關管理理念和法律法規，樹立現代化、整體性的物資管理意識。此外，還應該認識到物資管理貫徹于企業的方方面面，需要全體員工的共同參與，也需要各個部門的共同配合和協調，管理者應該以加強物資管理質量為中心，從整體上不斷完善物資管理體系，加大物資管理宣傳力度，為加強物資管理營造良好的內部氛圍。
2、規范物資檔案管理，提高信息質量
物資管理以有效的物質信息為基礎，物資檔案管理關系到各個工作流程，資料保管的越全面，越明晰，越有利于進行問題溯源，能夠更為集中、真實地反映企業物資管理工作的實際情況，也有利于加強內部監督，規范上至領導層，下至員工整體的工作作風，促進物資管理水平的不斷提高。具體而言，首先應該根據國家物資檔案管理的相關政策規定在物資資料的收集、分類、保管立卷等方面制定明確的工作標準和業務流程指導書，公示物資檔案管理崗位職責，使權責明晰，規范員工工作態度。其次，信息是物資管理的重要支撐，應該在企業內部建立一個高效、共享的物資檔案管理信息平臺，提供高效的信息檢索和查閱，方便、快捷地輔助企業物資管理活動。最后應該將物資檔案管理工作內容以指標的形式來體現，將物資檔案管理的完整度、歸檔率和準確度納入考核范圍，制定科學的評價體系，引入高素質的復合型人才，為物資管理提供更為全面、準確和有價值的信息。
3、加強物資管理人員人才選拔和再教育，提高素質水平
物資管理是一項長期復雜的工作，需要配備良好的專業素質、法律知識、職業道德和計算機技術水平的綜合型人才。因此，在實際工作中，就人員選拔、培養、職位升遷、獎懲等方面的規章制度都要明確、具體，由粗放管理向精細化管理方向過渡，提高人力資源管理水平。具體而言，應該嚴格人才選拔標準，擇優錄取。構建后期人員培養的長效機制，加強對物資管理工作人員的培訓和繼續教育，定期舉行專題講座，分層次、分類加強培訓，宣傳學習現代物資管理知識和最新的法律法規，強化員工對電腦計算程序、辦公自動化、信息網絡化的物資管理控制技術，尤其是對自動化物資管理系統即MIS的學習和掌握，促進物資管理信息化、高效化，節約管理成本。建立健全激勵制度，公示規范的行為幅度、行為導向，對于優秀的員工給予相應的物質獎勵和精神獎勵，充分調動員工的積極性和主動性，不斷提升整體的員工素質和技能水平，為物資管理提供有力的人力資源保障。
4、精細管理物資采購，加大重視程度
在物資采購之前，將物資招標采購的信息和資料進行統計、匯總和數據分析，充分了解市場行情，明確采購標準和權限，全面公開采購信息，根據企業實際情況選擇相應的信用狀況較好、技術水平和管理水平較高的供應商，認真審核采購物資的數量、質量、品種、價格、規格等基礎信息。選擇公開招標的采購方式，有利于限制采購過程中的“自由裁量權”，規范采購行為。落實內部責任制度，輔以激勵機制和監督機制，加強對相關工作人員在物資采購平臺操作、采購知識、項目管理、職業道德、法律法規等方面的培訓和繼續教育，鼓勵員工參加相關的職業資格考試，鼓勵研發物資招標采購平臺等信息系統，增強員工的權責意識和危機意識，嚴厲懲處牟取私利、損害集體利益的行為，引導員工樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀，提高相關工作人員的專業技能和職業素養，進一步推進物資管理工作的優化。此外，企業應該修訂和完善物資采購規章制度，尤其是要進一步明確物資采購預算、招標方式和標準、供應管理等方面的具體規定和相關信息，進一步統一對物資采購的思想認識，按照規定的程序，有條不紊的進行物資采購管理，及時進行匯總分析物資采購信息和資料，為進一步強化物資采購管理奠定基礎。
