一、合同管理系統功能有哪些

合同管理系統是企業管理的重要組成部分，主要管理企業的往來合同，如采購、銷售、工程合同等，它的具體功能主要有：

1、合同起草

提供合同示范文本庫，起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式。

2、合同審批

根據企業的業務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。

3、合同文件管理

管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統中。

4、結算管理

解決企業的資金管理，為合同細化了何時應該結算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調度及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執行風險。

5、合同進度記錄

明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態執行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作。

6、商品管理

采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應標的物型號、規格等明細，可以按商品類型、交貨期等信息統計合同商品數量和金額，為公司市場策略、財務規劃、招投標管理等提供依據。

7、合同變更

記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。

8、預警

系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規劃和分析決策。

9、報表

從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，并將統計結果輸出圖形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合同管理系統可以讓企業更高效地管理合同，其進行合同管理主要可分為預執行和執行后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據合同請求、使用預置的標準語言和條款起草合同。在合同管理系統中請求訪問權限是很容易的，使用簡單的訪問請求表單，用戶就可以申請到訪問權限。這個過程比傳統的通過電子郵件或電話申請的方法更安全。

除了請求表單，團隊還可以訪問預先批準的合同條款和模板庫，從而更快地實現文檔和合同組裝，同時消除標準法律語言的偏差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現在，您已使用預先批準的模板或條款創建了合同草稿，下一階段是執行合同。執行合同草案必須先做到兩件事。

首先，有關各方必須審查合同草案，這可能需要也可能不需要談判。其次，相關人員必須批準該合同文件。使用電子合同管理系統審查和修訂合同，可以簡化這一過程

被授予權限的內部團隊可以直接在電子合同管理系統中同時審閱和修訂文檔，而不是通過電子郵件或者微信等交換和執行修改意見。當文件準備好時，各方將收到提示。用戶可以簽署文檔并將其轉發到合同生命周期的下一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合同管理系統的工作流功能主要關注的是在合同生命周期中，控制和管理合同請求的流程，從執行到管理各個階段。用簡單的話說，就是這個軟件幫我們在合同從開始到結束的全過程中，管理和指導合同的所有請求和步驟。構建自動化工作流程，消除手動跟蹤，并簡化管理合同所需的每個階段。

合同工作流可以根據類型、角色和合同記錄數據而變化。還可以關聯到微信通知和手機日歷提醒等功能，以加快組織的工作流程。使用業務規則和流程在合同生命周期的每個階段構建工作流，供員工遵循。這樣做將確保整個合同生命周期的治理和合規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同管理系統允許您的團隊為所有合同和文檔存儲建立一個電子存儲庫。這是合同管理流程數字化轉型的第一階段。該軟件使您能夠實現數據安全和隱私的數字解決方案，保持最高的數據安全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合同管理系統中的工具改進了執行后的合規性和管理流程，它還可以最大化組織管理的合同的價值，例如可以配置電子郵件或微信、日歷等提醒您在截止日期之前啟動操作；隨時訪問存檔合同；進行更有效的合同管理和審計，并自定義待辦事項列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可利用和構建合同數據，您可以輕松搜索合同，并把合同放置在有用的報告和儀表盤中。此外，在將現有合同添加到合同管理系統時，系統支持光學字符識別（OCR）技術尤為重要，OCR會自動掃描文檔內容，以確保各方可以輕松找到所有合同內容，以便您執行任何搜索。